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La función lógica Y (AND) y las funciones CONTAR.SI, PROMEDIO.SI y EXTRAE

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Aprenderás cómo:

- Usar la función lógica Y (AND)
- Usar la función CONTAR.SI
- Usar función PROMEDIO.SI
- Extraer caracteres con la función EXTRAE
Vamos a iniciar este video tutorial con este ejemplo que ya hemos tratado con video tutoriales anteriores. Una lista de estudiantes y sus respectivas notas definitivas. Para este video tutorial vamos agregarle dos tareas más. Vamos a determinar el número de mujeres reprobadas. Y por otra parte, vamos a calcular el promedio de estudiantes aprobados.

Entonces vamos a crear acá una nueva columna, la llamamos sexo. Vamos a darle el formato que tienen estos otros datos acá. Copiamos formato, pegamos y vamos a escribir una "f" minúscula o mayúscula para las personas que tengan sexo femenino: Luisa Sánchez "f" vamos a colocarle acá masculino f, Pedro Díaz, M, María Reyes, F, Eliana Cedeño F, Martha Crespo, F. Centramos todo esto, listo.

Entonces con esta columna, fíjate lo que vamos a hacer a continuación. Acá vamos a crear otra columna y le vamos a colocar el siguiente título: mujeres reprobadas, así, presionamos ENTER, voy a hacer doble clic acá entre las columnas E y F y listo. Copiamos acá este formato y lo pegamos acá. Bien, entonces acá a partir de la celda E3 vamos a utilizar una fórmula en la que nosotros vamos a escribir lo siguiente: Si se trata de una mujer, es decir, donde el sexo sea F y el estatus esté reprobado, entonces nosotros vamos a colocar acá la palabra "Sí" en caso contrario, vamos a colocar la palabra "No".

Nos posicionamos nuevamente en la celda E3 y escribimos la siguiente función: escribo el signo igual, presiono acá el asistente, insertar función y utilizamos la función Sí. La selecciono acá, hago doble clic y listo. ¿Cuál es mi prueba lógica? Lo que me pide el primer argumento. Fíjate, para esta prueba lógica voy a presentarte una nueva función lógica llamada "I" ¿cómo trabaja esta función lógica? Ella tiene una serie de argumentos. Estos argumentos son comparaciones. El valor que devuelve la función "I" sólo es verdadero si todos los argumentos que tiene acá adentro son verdaderos. Basta con que uno de estos argumentos o comparaciones tenga un valor falso para que ya la función "I" devuelva un valor falso. Entonces fíjate, voy a escribir acá "I" voy a abrir un paréntesis y voy a escribir lo siguiente: presiono este botón y analizo. Acá voy a escribir "Sí" cuando se trate de una mujer que esta reprobada, es decir, ya ahí tengo 2 condiciones, que sea mujer, es decir: sexo una "f" minúscula o una "F" mayúscula y que además su estatus diga: reprobado.

Entonces fíjate, voy a seleccionar a Luisa Sánchez, acá en su estatus reprobado, C4 igual, abro comillas y escribo tal cual como lo tengo en la columna de estatus, reprobado. Cierro las comillas, entonces esta es la primera condición o el primer argumento de la función lógica "I" que lo que esté contenido en la celda C4 sea igual a reprobado, punto y coma para separar los argumentos. Lo siguiente es que sea mujer, es decir, me coloco acá en la misma fila 4 y selecciono la celda D4 y le indico que D4 debe ser igual. Abro comillas, a una F mayúscula o que D4 deba ser igual a una F minúscula. Cualquiera de los dos valores que tome entonces es aceptable. Esto indica que yo debo utilizar acá para cuando la, el sexo sea una F mayúscula o una F minúscula, ya esto me indica como hemos visto del video tutorial anterior que es la función “O” lo que estoy utilizando, es decir, estoy utilizando la función “O” dentro de la función “I”.

Entonces esa es mi lista de argumentos para la función I y cierro acá este paréntesis. Presiono este botón. Nos regresamos al asistente y fíjate que me está diciendo verdadero. Analicemos donde yo estoy trabajando la fila 4, ¿qué tengo en la fila 4? Es una mujer, su estatus es reprobado y el sexo corresponde a una f minúscula. Por lo tanto las dos condiciones se están cumpliendo. Se cumple que C4 es igual a reprobado y se cumple que mediante acá la función interna o anidada “O”, la función lógica “O”. Se cumple que D4 no es una F Mayúscula. Pero si es una F minúscula. Esto lo colocamos acá la función “O”, lo colocamos porque bien puede alguien escribir Una F mayúscula para el sexo o una f minúscula para el sexo. Por eso acá esta condición soportada con la función lógica interna o anidada “O”.

Pasamos al argumento valor si verdadero. Como ya hemos visto en video tutoriales anteriores. Acá vamos a colocar el resultado que debe arrojarme Función sí en el caso de que la prueba lógica establecida en el primer argumento sea verdadera. Entonces hemos dicho que en caso de que esa prueba lógica se cumpla o sea verdadera, yo voy a colocar la palabra sí en la celda. En caso que no se cumpla, es decir que sea una mujer porque no sea reprobada o que no sea mujer, que sea un hombre reprobado o no reprobado, entonces, caso contrario forma general le voy a indicar que coloque la palabra "no" como resultado.

Entonces, fíjate que ya el asistente me indica acá que va a colocar un sí porque en la fila cuatro Luisa Sánchez es una mujer, está reprobada y por lo tanto cumpliendo con esa condición que se establece acá en el argumento prueba lógica. Presionamos aceptar y listo. Ahora vamos aplicar esta fórmula que ya acabamos de diseñar a los demás datos, arrastramos y soltamos, vamos a centrar estos datos, y analicemos.

Por supuesto, acá tenemos un error. Vamos a revisar porque de acuerdo a lo que queremos y hemos establecido Carlos Pérez no es una mujer. Por lo tanto no puede colocar acá la palabra sí. Vamos a revisar la fórmula. Acá simplemente lo que nos ha ocurrido es que en el momento que estábamos diseñando la fórmula, nos colocamos en la celda que no era. Fíjate que me coloque en la celda E3, pero estaba trabajando con los datos de la celda E4. Entonces coloquemos acá lo correspondiente; Carlos Pérez se le corresponde es la fila 3. Por lo tanto cambiemos todo esto a fila 3. Fíjate que ahora me indica que es falso la prueba lógica, ¿por qué? Porque Carlos Pérez se trata de un hombre. El resultado que me va a devolver la fórmula esta con la función sí, fíjate que ya dice No.

Presionamos acá aceptar. Podemos borrar esto para que lo veas más claro; ya sabemos que tenemos nuestra fórmula bien. Entonces ahora sí procedemos a arrastrar y aplicarla los demás datos. Analicemos; Carlos Pérez mujer reprobada no, Luisa Sánchez es mujer sí. ¿Está reprobada? Sí. Pedro no es mujer. María es mujer pero no está reprobada. Por lo tanto se coloca un no. Eliana si es mujer y está reprobada, un sí, y finalmente, Marta es mujer y está reprobada y por lo tanto se coloca un sí. Entonces fíjate que ya tenemos correcta nuestra fórmula y la hemos aplicado también de forma correcta a las demás celdas. Bien, entonces ya tenemos casi todo listo para dar respuesta a la pregunta que nos hemos planteado para nuestra primera tarea lo cual era calcular el número de mujeres reprobadas.

Entonces voy a colocarme acá abajo en la celda A17 y voy a colocar, total de mujeres reprobadas, presiono ENTER, voy hacer doble clic acá, en medio de las columnas A y B para ajustar y listo. Acá ahora vamos a trabajar con la función: Contar punto Si, para que nos pueda dar el número total de mujeres reprobadas. Bien, escribimos el signo igual. Presionamos acá el botón para llamar al asistente de fórmulas, y la función con la que vamos a trabajar es esta que tenemos acá, contar punto Si. Voy a hacer doble clic y me lleva acá a la siguiente ventana con la lista de argumentos que requiere mi función. Nuestro primer argumento, Rango, es el rango del que se desea contar al número de celdas que no están en blanco.

Presiono este botón y selecciono este rango correspondiente a la columna E de mujeres reprobadas. Presionamos nuevamente el mismo botón y nos regresamos a la ventana de argumentos. El siguiente argumento “criterio”, es la condición en forma de número, expresión o texto que determina que celdas deben contarse. Presionamos este botón, y vamos a escoger acá que va a contar las que digan sí. En este caso he seleccionado E4, que es la primera de todas las celdas que contiene a la palabra sí en la columna E. Presiono este botón, y fíjate que ya el asistente nos está dando el número total de mujeres reprobadas y nos indica que es un 3. Presionamos "aceptar" y fíjate entonces que acá en la celda B17, vamos a centrar este resultado ya nos está dando el número total de mujeres reprobadas. Podemos confirmarlo, contamos aquí 1, 2 y 3; en efecto hay 3 mujeres reprobadas.

Muy bien. La siguiente tarea que nos habíamos planteado para este ejercicio, es calcular el promedio de los estudiantes aprobados. Entonces vamos a colocarnos acá debajo en la celda A18 y vamos a colocar el siguiente texto: promedio de aprobados. Fíjate que no está diciendo que si son hombres o que si son mujeres, es decir, de los que sean aprobados, hombres o mujeres yo debo calcular el promedio de notas. Presiono ENTER y nos colocamos acá al lado en la celda B18. Escribimos el signo igual. Presionamos acá nuestro botón para llamar al asistente de formulas. La función que vamos a utilizar es la función promedio punto Sí. Ya está acá seleccionada así que vamos a hacer doble clic en ella. Se nos presenta ahora la ventana de argumentos para la función promedio punto Sí.

El primer argumento, Rango, es el rango de celdas que se desea evaluar. Presiono este botón y seleccionamos las celdas que van desde C3 hasta C8. Estas son las celdas que vamos a evaluar. Presionamos nuevamente nuestro botón; nos regresamos a la ventana del asistente con la lista de argumentos y pasamos al siguiente argumento; criterio. Es la condición o el criterio en forma de número, expresión o texto que determina que celdas se utilizarán para buscar el promedio.

Presionamos este botón para irnos a la hoja y el criterio va a ser que sean los aprobados. Entonces ese es mi criterio. Pasamos al último argumento rango promedio. Son las celdas que se van a utilizar para buscar el promedio. Si se omite se usarán las celdas en el rango. Presionamos este botón para irnos a la hoja y vamos a seleccionar el rango desde B3 hasta B8. Estas son las celdas con las cuales se va a calcular el promedio. Presionamos este botón y nos regresamos acá al asistente.

Fíjate que ya nos indica el valor de la función: 8,3333. Ese va a ser nuestro promedio. Presionamos acá aceptar y acá tenemos entonces el promedio de los que son solamente aprobados. Bien, vamos a guardar ahora nuestro libro. Bueno, de esta forma entonces le hemos dado respuesta a las dos tareas que inicialmente nos planteamos, las cuales son: calcular el total de mujeres reprobadas y calcular el promedio de los estudiantes aprobados.

Vamos a cerrar este libro y vamos a trabajar ahora con un ejemplo utilizando la función extrae, que es una nueva función que te voy a presentar acá en este video tutorial. Recuerda el ejemplo del video tutorial anterior donde teníamos una lista de cedulas y establecíamos mediante una función compleja. Fue la primera vez que te presentamos una función compleja y establecíamos a través de esta formula el lugar de votación: mesa 1 o mesa 2.

Ahora vamos a tomar para este video tutorial, el mismo ejemplo pero quiero que a través de la función extrae, ya procedemos a presentarte esta función, y a explicarte cómo funciona. Vamos a utilizarla en este ejemplo, para que me extraiga los 4 dígitos centrales de cada una de estas cedulas de identidad, que se muestran acá en la columna A. Entonces fíjate, la función extrae, toma 3 argumentos, uno es la cadena de texto, otro es la posición inicial, y otro es el número de caracteres. ¿Qué hace esta función extrae? Ella devuelve los caracteres del centro de una cadena de texto, dada una posición y la longitud total de los caracteres que se desean extraer, o mejor dicho el número total de caracteres que se desean extraer.

Vamos a ilustrarlo con este ejemplo: nos colocamos acá en la celda C2. Escribimos el signo igual. Presiono acá el botón para que aparezca mi asistente de formulas y vamos a utilizar la función extrae. Esta que esta acá. Voy a seleccionarla, hago doble clic y me muestra su lista de argumentos. El texto que yo voy a utilizar, presiono este botón y procedo a seleccionarlo, es una cedula. Presionamos y nos regresamos a la lista de argumentos. Tenemos ahora el argumento posición inicial. Si yo voy a extraer fíjate acá, los 4 debo cerrar el asistente. Si yo voy a extraer estos 4 dígitos, vamos a seleccionarlos acá, fíjate, el primer digito para esta cedula es un 1, en este ejemplo, el segundo también es un 1, el tercero es un 4.

A partir del tercer elemento se consigue el inicio de los 4 dígitos que yo debo extraer. Entonces vamos a presionar “escape”, nos ubicamos nuevamente acá en nuestra celda C2 y procedemos nuevamente a usar la función extrae. Hago doble clic, el texto es la cedula. Presiono acá, posición inicial, ya vimos que el inicio de mis 4 caracteres centrales o mis cuatro dígitos centrales para esa cedula comienzan en el carácter numero 3. Paso al siguiente argumento y este me solicita el número de caracteres que yo voy a extraer de la cadena. El planteamiento del ejercicio es que debo extraer los 4 dígitos o caracteres centrales. Por lo tanto, el mismo planteamiento me lo está indicando es un 4. Entonces repetimos.

Texto, está muy claro y es el texto con el cual voy a trabajar. Posición inicial: el texto que voy a extraer, ¿cuál es el primer carácter? ¿Cuál es la posición del primer carácter de ese texto que yo voy a extraer? En nuestro ejemplo, el inicio de estos cuatro caracteres centrales se halla a partir del tercer carácter de cualquiera de estas cedulas. Finalmente el número de caracteres que voy a traer; esto ya lo indica el planteamiento del ejercicio y me dice que sean los 4 dígitos o caracteres centrales.

Entonces fíjate que acá ya el asistente me está indicando que de esas cedulas contenidas en A2 me va a extraer esta cadena de caracteres o esta sub-cadena 4218. Fíjate acá que 4218 son los 4 dígitos centrales o los 4 caracteres centrales de esta cedula de identidad. Presiono aceptar y ahí tengo el resultado.

Vamos a arrastrar para aplicarle esa fórmula a las demás cedulas de identidad. Entonces fíjate acá; 6542, vamos a constatarlo. Hago doble clic acá, selecciono los 4 centrales y tengo 6542 como en efecto me está indicando acá mi fórmula. Pasamos a la siguiente cedula 4908 podemos verificar acá 4908 y finalmente 3094 y podemos verificar acá 3094. Entonces este es un ejemplo de cómo puedes utilizar la función extrae.

Bueno, de esta manera hemos llegado entonces al final de video tutorial numero 7.
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Estela Arroyo Sánchez dice:
Sunday, June 14, 2015
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Hola Profr. Elio.
Nuevamente le molesto con el mismo problema, sigo exactamente los pasos tal cual los indica pero en la función lógica Y y contar si el asistente de función al final me indica que no es válido el único ejercicio que me sale correcto es promedio.si. Igualmente en extraer al yo poner la palabra extraer en su lugar me sale encontrar, es un cuadro diferente al que usted indica pero con los mismo datos, al darle aceptar al cuadro la respuesta es la siguiente:#¡VALOR! De esta manera no puedo avanzar, es por eso que le estoy molestando, no quiero pasar a la siguiente lección sin entender el orden en que vamos.
Muchas gracias, espero su respuesta

Estela

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Elio Reyes dice:
Wednesday, June 17, 2015
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Hola, Estela.

Tranquila, no es molestia, para mí tu comunicación es un placer, porque sé que mi curso fue comprado por alguien que tiene mucho interés y muchas ganas de aprender.

Por este medio y de esta forma me sería demasiado difícil poder decirte qué está ocurriendo que no te salen las cosas como deberían salirte. Lo más ideal para ofrecerte una buena atención es que utilicemos Skype para comunicarnos por voz y compartir pantallas para ver qué sucede y porder ayudarte. Mi cuenta en Skype es serviprofer ...debes darme tu usuario en Skype para agregarnos mutuamente como contactos en Skype. Y debes indicarme en qué país te encuentras y a qué hora de tu país podríamos conectarnos para darte soporte técnico.
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