• Preuniversitarios
  • Álgebra
  • Aritmética
  • Cálculo
  • Contabilidad
  • Economía
  • Ecuaciones Diferenciales
  • Estadística
  • Finanzas
  • Física
  • Geometría
  • Ingeniería
  • Lógica
  • Matemáticas Financieras
  • Métodos Númericos
  • Química
  • Termodinámica
  • Trigonometría

Trabajando datos, fórmulas y funciones

Regístrate para ver este video
Aprenderás cómo:

- Introducir datos dentro de una celda de la hoja de Excel.
- Modificar datos en la hoja de Excel.
- Establecer tipos de datos usados en la hoja de Excel.
- Guardar un libro de trabajo de Excel.
- Construir fórmulas y usar funciones.
- Usar los operadores de fórmulas y funciones.
- Usar las funciones pre-definidas de Excel.
Bien, iniciamos abriendo nuestra aplicación de Excel. En el video tutorial anterior, hablamos acerca de los límites de la aplicación Excel. Recordando decíamos que una hoja tiene un máximo de 16.384 columnas y 1.048.576 filas. Ahora bien, en un libro de Excel puede haber como máximo 255 hojas.

¿Cómo yo introduzco datos en una celda cualquiera de Excel? Decíamos en el video anterior, que podemos hacerlo de dos maneras: seleccionar una celda cualquiera y empezar a escribir los valores. Presionamos Enter y se introduce el valor en esa celda. Fíjate que la celda activa pasa a ser la celda inmediatamente a continuación debajo de la celda donde acabamos de introducir el valor. La otra forma de introducir un valor en una celda es por supuesto, seleccionar la celda, hacemos doble clic izquierdo, y el cursor se nos coloca en el modo de edición y empezamos a escribir el valor. Presionamos Enter y ocurre lo mismo. La celda activa pasa a ser la celda inmediatamente abajo a continuación de la celda donde acabamos de introducir el valor.

Bien. ¿Cómo hacemos para modificar los valores que ya hemos introducido en una celda? Hacemos doble clic sobre la celda y el cursor pasa a estar en el modo de edición. Podemos desplazarnos en la celda hasta el lugar que queremos para proceder a la edición o agregar otro valor en la celda. Nos podemos mover con la flecha de cursor en el teclado. Podemos borrar como borramos en cualquier aplicación, bajo ambiente Windows, presionamos la tecla de retroceso o backspace y podemos borrar la cantidad y editar. De igual manera podemos colocarnos en la parte del medio en un dato y podemos utilizar la tecla suprimir del teclado e igualmente procedemos a la edición. Una vez que estemos listos con nuestra edición entonces presionamos Enter y se introduce el valor en la celda.
Muy bien. Vamos a pasar ahora a continuación a ver una parte importante en Excel, y es lo concerniente al tipo de datos que podemos escribir en una celda de Excel. Fíjate, en una celda de Excel yo puedo escribir los siguientes tipos de valores: podemos escribir rótulos o texto. Un rotulo o un texto es una cadena de caracteres alfanuméricos justificados por defecto hacia la izquierda. También, podemos escribir en una celda números. Además, en una celda podemos escribir formulas. Una formula es una secuencia de números caracteres, operadores aritméticos, funciones predefinidas de Excel y referencias de celdas que devuelve un valor. Como veíamos en le video anterior, toda formula debe iniciar con el operador o símbolo igual. También, en una celda podemos escribir un valor de fecha para hacer operaciones entre fechas. Por ejemplo, el número de días entre dos fechas. Además, también, en una celda podemos escribir valores de hora.

Fíjate, seleccionando una celda cualquiera, presionamos el botón derecho del mouse y se nos muestra un menú desplegable. En este menú vamos a seleccionar la opción que dice formato de celdas. Fíjate entonces que por defecto, que el formato que Excel le asigna a una celda es este formato llamado general. Y según dicen por acá las celdas con formato general no tienen un formato específico de número. Ese es el formato que por defecto Excel le asigna a una celda. Fíjate entonces acá en este panel de lado izquierdo que aparecen los restantes tipos de datos que puedes asignarle o escribir en una celda.

Número. Puedes especificar acá las posiciones decimales con las que quieres que el número se muestre. Puedes especificar acá que el tipo de símbolo o signo que utilizas para separar los miles en la cifra. Acá tienes unos ejemplos abajo. Puedes especificar también monedas, en este caso la configuración global bolívares para nuestra moneda local.

Fecha. Como ya lo acabamos de ver, puedes especificar acá el formato de fecha. Tienes bastantes formatos para elegir.

Hora. Acá tienes los diferentes formatos de la hora para elegir, cantidades porcentuales y especificar también las posiciones decimales que quieres mostrar.

Puedes trabajar también con fracciones, como tipo de datos en una celda puedes expresar los números en notación científica. Puedes también asignar como valor a una celda texto como lo vimos hace un rato y acá aparecen otras categorías o tipos de datos especial y personalizada para que tu mismo puedas formar el tipo de formato que va a tener la celda.

Bien. Vamos a pasar ahora a lo que tiene que ver con formulas y funciones. En el video anterior, definíamos a una función como una formula predefinida por Excel o por el usuario que opera con uno o mas valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la formula que la contiene. Vamos a darte a continuación un ejemplo sencillo de formula. Borramos esto, vamos a suponer que tengo acá una lista de valores 2, 4. Vamos a darle una alineación. Acá en la pestaña inicio están las herramientas para darle formato a nuestra celda, a los valores que están en la celda. Presionamos acá, centramos y vamos acá a colocar suma. Suma.

Entonces vamos a introducir en esta celda F5, es decir, en la columna F con fila 5, vamos a introducir una pequeña formula. Decíamos del video anterior que para introducir una formula en Excel es preciso iniciar con el símbolo igual, así. Entonces vamos a escribir esta simple formula. El valor o el resultado de esta formula va a ser la suma de lo que está contenido en la celda D5. Fíjate que a medida que lo digo, lo voy a proceder a realizar. Selecciono con el botón izquierdo del mouse, selecciono la celda D5, es decir donde esta valor 2. Ya tengo el primer elemento para esa fórmula. Voy a utilizar el operador más.

Dentro de un rato vamos a mencionarte los diferentes operadores que podemos utilizar en formulas para operaciones en Excel. Voy a utilizar el operador más de suma, y luego voy a seleccionar el siguiente elemento con el cual quiero realizar la suma y el que corresponde a la celda D6, es decir el valor 4. Selecciono con el botón izquierdo del mouse y fíjate como entonces el valor D6 o la celda D6 queda introducida en la formula. Como eso es todo lo que queremos realizar entonces simplemente presiono Enter y fíjate como en la celda F5 aparece el valor D6. Fíjate que en la barra de formulas me aparece acá el nombre de mi celda F5, pero acá en el espacio de la barra de formulas del lado derecho me aparece el valor o la expresión correspondiente a esta formula que acabamos de introducir la cual es D5 mas D6. Entonces este es un ejemplo muy sencillo de lo que es una formula en Excel y como podemos introducir una formula en Excel.

A continuación, voy a mostrarte lo que mencionábamos en el video o anterior de el hecho de que la hoja de calculo nos facilita mucho las operaciones que realizamos con números. Fíjate que acá voy a sustituir en la celda D5, voy a sustituir ese valor de 2, lo voy a cambiar por un 10 y fíjate como al presionar Enter, la formula ahora va a cambiar al valor correspondiente para sumar 10 con 4 dándonos 14. Fíjate que no tengo que cambiar nada absolutamente. La fórmula sino que simplemente la hoja de cálculo, la aplicación de Excel lo hace por nosotros.

Muy bien. Vamos a pasar a ver ahora a continuación los diferentes operadores que yo puedo utilizar en formulas. Fíjate tenemos operadores matemáticos y tenemos operadores de comparación. Los operadores matemáticos son los siguientes. Este símbolo que vemos acá llamado acento circunflejo es el símbolo que se utiliza para las operaciones de potencia, es decir elevar un número a una potencia.

La multiplicación se lleva acabo mediante este símbolo asterisco acá en Excel. La división con esta barra, la suma como acabamos de ver con el operador normal de suma, y la resta con este símbolo.

Ahora para los operadores de comparación tenemos igual por este símbolo, mayor, menor, fíjate como se expresa mayor igual. Acá tenemos el símbolo o el operador menor igual y el símbolo diferente a/o diferente que se expresa de esta manera, el símbolo menor y mayor uno a continuación del otro.

Muy bien. Vamos a ver ahora a continuación un resumen de los principales tipos de funciones predefinidas con las cuales se pueden trabajar en Excel. Las funciones que Excel trae incorporadas se pueden clasificar de las siguientes maneras. Tenemos funciones matemáticas. Tenemos funciones estadísticas. Tenemos funciones para el tratamiento de cadenas de caracteres o el tratamiento de texto. Tenemos las llamadas funciones lógicas, o booleanas para trabajar con operaciones que devuelven o esperan un resultado de tipo lógico verdadero o falso y tenemos funciones para el tratamiento de fechas.

A continuación, vamos a llevar a cabo un ejemplo utilizando varias funciones estadísticas. Estas son: Max, Min y Promedio. Max es una función estadística predefinida en Excel que me devuelve el valor máximo de una lista de valores que nosotros le proporcionemos. Mínimo por su parte nos devuelve el valor mínimo de una lista de valores. Promedio nos devuelve como su nombre lo indica, el promedio o la media aritmética de los argumentos que nosotros les pasemos.

Muy bien. Vamos a borrar esto y supongamos que tenemos una serie de nombres de estudiantes y su nota definitiva. Acá si quiero arreglar el formato de presentación para esta columna B, simplemente me ubico acá. Fíjate como el cursor pasa de tener una forma de cruz gruesa blanca, al colocarme acá en el medio de las dos columnas. Fíjate entonces como pasa a tener una forma de cruz donde la barra horizontal tiene flecha hacia la izquierda y flecha hacia la derecha. En ese momento yo puedo o bien hacer doble clic o arrastrar hasta que la palabra o el texto, nota definitiva quede incluida en todo lo ancho de la columna. Vamos a deshacer y hacerlo por el otro método. Estando allí hago doble clic y automáticamente la columna se auto-ajusta al ancho del texto escrito acá.

Muy bien. Supongamos entonces, que esta es nuestra lista de estudiantes. Vamos a darle formato a las notas definitivas. Entremos estos valores, en la pestaña inicio seleccionamos acá centrar y listo. Vamos a darle acá a los títulos de estas columnas el formato negrita, así - y podemos también darle un color de relleno vamos a colocarle el color que por defecto me asigna amarillo de esta forma.
Muy bien. Acá en la celda A10 voy a colocar nota máxima, y debajo voy a colocar nota mínima. Presiono acá para autojustar el ancho de la celda. Acabamos ha hacer uso en la celda B10 y en la celda B11. Vamos a hacer uso respectivamente de la función Max y de la función Min. Si eres un usuario que esta recién iniciándose en Excel, por supuesto tienes poca experiencia con el uso de formulas.

La manera aconsejable para esto es utilizar acá el asistente para formulas. Me coloco en la celda donde quiero que se ubique la formula y presionamos acá el botón que dice insertar función. En este momento me aparece el cuadro para el asistente de función.

Bien. Tienes acá un cuadro combo para ver la lista de funciones que has usado recientemente y tienes acá una lista de funciones entre las cuales puedes tratar de ver si la que necesitas se encuentra en esta lista. Vemos que la función Max no se encuentra en la lista por lo que entonces nos colocamos aca y escribimos el nombre de la función Max. Presionamos el botón ir e inmediatamente me aparece acá la función Max. Seleccionamos la función haciendo doble clic y en este momento me cambia ahora el asistente a otro cuadro donde el me pide los parámetros necesarios para poder usar la función. En este caso la función Max.
Fíjate el me pide un rango de datos, o un rango de celdas. En este caso, fíjate me dice B3 a B9, es decir desde la celda, esto significa desde la celda B3, fíjate que acá B3 viene siendo el número 8 hasta la celda B6 que viene siendo el número 10. Es decir yo puedo expresar esto como el rango desde la celda B3 hasta la celda B 6. Puedo tipiarlo, escribirlo acá de esta manera B3, selecciono allá B3 coloco acá dos puntos y coloco B6. Puedo hacerlo de esa manera como también puedo utilizar, vamos a borrarlo, como también simplemente puedo utilizar este botón que esta acá. Presiono este botón, selecciono en primer lugar cual es mi celda de inicio en el rango, ¿cual es? seria acá la B3 y arrastro manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse, arrastro hasta la ultima celda de ese rango. Entonces fíjate como acá ha cambiado B3, B6. Una vez que estoy seguro de que es el rango adecuado entonces vuelvo a presionar nuevamente este botón y fíjate que ahora aparece B3, B6, ese es el rango de valores para los cuales yo voy a determinar cual es le valor máximo.

Fíjate que acá, en esta parte del asistente ya me estaba dando el resultado, dice igual 10, es decir el resultado de la función Max aplicada sobre ese rango me produce el resultado 10.

Bueno. Presionamos ahora acá el botón aceptar y se cierra el asistente de formula y nos devuelve aca el valor que esperamos 10. Hacemos lo mismo para la nota mínima. Nos colocamos en la celda B11 presionamos aca el botón insertar función y veamos si aca en la lista esta la función Min. No la vemos por lo que nos colocamos acá donde dice buscar una función, eliminamos el texto que aparece allí, o escribimos Min que es el nombre de la función, presionamos ahora el botón ir y nos aparece acá seleccionada la función Min. Hacemos doble clic ahora sobre la función Min y el asistente nos muestra ahora esto, que es parecido al caso para la función Max. Entonces voy a seleccionar el rango para el cual yo quiero que la función Min me arroje el valor mínimo de notas definitivas en este caso. Lo hacemos por el método presionando este botón y vuelvo a seleccionar nuevamente acá el rango, es decir desde la celda B3 hasta la celda B6, ese es el rango que queremos exactamente. Presiono este botón y me aparece el rango. Fíjate que de forma similar para el caso de la función Max, ya acá el asistente me esta produciendo el resultado y dice que es cuatro. Cuatro es la nota definitiva mínima para ese grupo de notas definitivas. Presionamos el botón aceptar, se nos va a cerrar asistente y en la celda B11 nos va a dar el resultado de la nota mínima. De esa forma entonces puedes usar la función Max y la función Min para determinar respectivamente el valor máximo y el valor mínimo en un grupo de valores en un rango de celdas.

Muy bien. Terminemos este ejercicio y también finalicemos este video tutorial utilizando otra función estadística llamada Promedio. Vamos a calcular acá en la celda B12, vamos a calcular el promedio de todas las notas definitivas. Como los casos anteriores nos colocamos en la celda donde queremos que se ubique nuestra función y por tanto va ser el resultado de la función. Nos colocamos entonces en la celda B12. Presionamos acá el botón insertar función, para que nos aparezca el asistente y vemos si acá en nuestra lista de funciones aparece la función que estamos buscando, Promedio no esta. Entonces, ubiquemos acá, vamos a escribir el nombre de la función que estamos buscando. “Promedio”, presionamos el botón ir y nos aparece acá “Promedio si”, que es un función promedio pero condicional, nos interesa es esta que esta sola que dice Promedio.

Hacemos doble clic para que el asistente nos muestre los parámetros o argumentos que requiere la función para poder operar y devolvernos el resultado que estamos esperando. Fíjate que ya nos esta dando acá en argumento llamado Número Uno, un rango de valores desde B 10 hasta B11.

Por supuesto, ese no es el rango para el cual vamos a calcular el promedio con la formula. Por lo que presionamos entonces el botón de acá para proceder a seleccionar el rango apropiado. Listo, ya lo hemos seleccionado, presionamos este botón nuevamente y nos trae acá esta parte del asistente. Fíjate que ya el asistente nos esta dando el resultado de la función promedio aplicada sobre ese rango que acabamos de seleccionar y el promedio es 7, 25. Por tus propios medios de manera manual, sin utilizar la formula con una calculadora puedes verificar este resultado. Presionamos acá el botón aceptar, se cierra el asistente y la función nos devuelve acá el valor del promedio de todas estas notas definitivas. Fíjate entonces que acá tenemos el valor devuelto por el uso de la función y fíjate que para esa celda, ve acá en la barra de formulas, fíjate que nos esta dando la expresión de la formula que esta empleada en esa celda B12.

Procedemos ahora a guardar nuestro libro de trabajo con este ejemplo: presionamos acá el botón acá de Office, seleccionamos guardar. Ubicamos la carpeta o el lugar de nuestro disco duro donde queremos guardar el libro de trabajo. Vamos a llamarlo ejemplo Max, Min, Promedio. Fíjate que por defecto está la extensión punto, equis, L, S, equis seleccionada. Excel permite guardar un archivo de trabajo en diferentes formatos. Tenemos habilitado para Macros, que es la extensión punto, equis, L, S, M. En formato de versiones anteriores de Excel noventa y siete a dos mil tres, fíjate que la extensión es punto, equis, L, S. Puede guardarlo como una pagina web M, H, T, H, T, M, L, como una plantilla, como una plantilla habilitada para Macros, como una plantilla en versiones anteriores de Excel noventa y siete, dos mil tres y así otros formatos.

Presionamos el botón guardar, y nuestro libro ha sido guardado en la ubicación que le hemos especificado.

Bueno, de esta manera hemos llegado al final del video tutorial numero dos.
Preguntale a otros estudiantes
Conectado como Usted no esta conectado.
Pregunta:
Detalles de la Pregunta:



Avatar
patricia corbata bonicelli dice:
Wednesday, February 3, 2016
0
0
Sobre selección.

Manteniendo pulsado CRTL puedo seleccionar celdas alternas. Pero no me deja copiarlas. Es decir: si estoy en la misma fila o columna si, si los datos están en otras filas o columnas no. Hay alguna forma de hacerlo?

Avatar
Elio Reyes dice:
Sunday, February 7, 2016
1
0
Hola, Patricia.

ESpero te encuentres muy bien.

La verdad desconozco como hacerlo de forma general. Acá tienes cómo lo resuelven para un caso muy concreto con filtros: http://www.todoexpertos.com/categorias/tecnologia-e-internet/software-y-aplicaciones/microsoft-excel/respuestas/wokd195paeijg/copiar-y-pegar-de-y-hacia-celdas-no-adyacentes
Waiting...
Toma el curso completo para que puedas acceder a todas sus lecciones
Haz clic en el botón naranja para adquirirlo