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Referencia mixta y cómo referenciar a una hoja de un mismo libro de Excel

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Aprenderás cómo: - Resolver un ejercicio con referencia mixta al combinar referencias relativas y absolutas. - Referenciar a otra hoja de un mismo libro.
Vamos a dar inicio al video tutorial número 4. Con un ejemplo, que te permitirá afianzar más los conocimientos en lo que respecta a referencias relativas y referencias absolutas que veíamos en el video tutorial anterior. Vamos abrir nuestra aplicación de Excel. El enunciado del problema es el siguiente. Voy a mostrarte acá cómo agregar o insertar un cuadro de texto en una hoja de cálculo de Excel. Vamos a la pestaña Insertar. Y seleccionamos acá, cuadro de texto. Fíjate que ahora, el cursor cambio a una cruz casi queda invertida. Presionamos el botón izquierdo del mouse. Y lo mantenemos presionado. Y vamos redimensionando, más o menos dándole la forma del tamaño que queremos que tenga el cuadro. Soltamos el botón y podemos empezar a escribir en el. El enunciado es el siguiente: “Una empresa ha realizado las siguientes ventas, y tiene una serie de gastos variables”. Nos piden calcular. Primero, en cuanto se han incrementado las ventas de cada mes con respecto a enero. Segundo, los gastos en bolívares fuertes de electricidad, comisiones, papelería, etcétera. Según los porcentajes que se suministran. Vamos a terminar de copiar todo el ejercicio. Vamos a escribir el formato que debe de tener la hoja para la entrada de datos. En la celda A2 vamos a escribir: “Ventas en bolívares fuertes”. Presionamos acá en el medio de las dos columnas A y B, doble clic para que se ajuste al ancho del texto que hemos colocado. Debajo escribimos: “Incremento en bolívares fuertes”. En la primera fila, a partir de la columna B, vamos a escribir los meses desde enero hasta mayo. Introducimos el primer mes. Y fíjate ahora, los colocamos acá y arrastramos hasta que se van formando los diferentes meses subsiguientes: febrero, marzo, abril y mayo. Soltamos y listo. Para enero, la venta en bolívares, 600 bolívares; febrero: 710; marzo: 600; abril: 820; mayo: 735. Vamos a darle a esto un ajuste centrado. Y lo tenemos de esta forma. Coloquemos el cuadro de texto un poco más hacia la derecha para que no nos quite visibilidad. Y continuamos con el ejercicio. Acá en la celda A5 vamos a colocar los gastos. Electricidad, comisiones, papelería, teléfono y patente. Acá en la columna G, a partir de la fila 5, vamos a colocar los porcentajes de gastos de cada uno de estos conceptos que tenemos acá. Electricidad, comisiones, papelería, teléfono y patente. 4 % para electricidad. 10% para comisiones. 3% para papelería. 2% para teléfono y un 1% para patente. Vamos a colocar estos meses centrados y en negrita. Igualmente acá. Ventas en bolívares e incremento en bolívares. Vamos a colocarlo en negrita. Y todos estos gastos o todos estos conceptos de gastos también en negrita. Entonces fíjate bien. ¿Qué es lo que te esta pidiendo el ejercicio? La primera cosa es: ¿En cuánto se han incrementado las ventas de cada mes con respecto a enero? Es decir, acá debo hacer el cálculo de la diferencia o del incremento de la venta del mes de febrero con respecto a enero. Acá del mes de marzo con respecto a enero, y así sucesivamente. Entonces, vamos a colocar en la celda C3 la formula que nos va a permitir calcular lo que nos esta pidiendo la primera pregunta. La formula que vamos a utilizar para dar respuesta a la primera pregunta es la siguiente: Escribimos el símbolo igual. Y debe ser: 710, o lo que es lo mismo, el valor escrito en la celda C2. Menos el valor de las ventas o de la venta en el mes de enero, que va ser fijo para todas las formulas subsiguientes. “B2”, esa es nuestra formula. Como acabo de decir que B2 debe ser fijo para todas nuestras formulas, en las celdas subsiguientes. Entonces, de lo que veíamos en el video tutorial anterior. Debemos colocar acá el símbolo dólar. Para que la referencia a esta celda B2 nunca cambie cuando apliquemos la formula a las demás celdas para los siguientes meses. Esta es entonces mi formula, C2 menos B2. Siendo B2 como referencia absoluta, presiono Enter y acepto la formula. Fíjate entonces, que es 110. La diferencia o el incremento en la venta de febrero con respecto a enero. Ahora, procedemos a aplicar nuestra formula original a las demás celdas para los siguientes meses mediante la operación de arrastre acá, hasta el mes de mayo. Entonces fíjate, como la venta en el mes de marzo fue exactamente igual a la venta durante el mes de enero, entonces, por supuesto, el incremento en la venta es de cero. Fíjate entonces acá, 220 bolívares de diferencia o incremento de ventas entre abril y enero y 135 para el incremento de la venta entre mayo y enero. Observemos la formula nuevamente. Nuestra formula original, C2, B2. Siendo B2 referencia absoluta, nos movemos hacia la celda D3 y observamos que entonces seria D2 que es 600. D2, menos B2. Siendo B2 nuevamente referencia absoluta. Entonces puedes observar que la aplicación de la formula original a las celdas subsiguientes para los otros meses. Allí no hay variación de la referencia a la celda B2 porque le hemos colocado los símbolos o el símbolo dólar, tanto a la columna, cómo a la fila, para la celda B2. Bien. Vamos ahora a responder la segunda pregunta. Nos están pidiendo ¿Cuánto se gasta en bolívares fuertes, por concepto de electricidad, comisiones, papelería, teléfonos y patentes? Y en la columna G, nos están dando el porcentaje que representa cada uno de estos conceptos de cada venta. Es decir, que electricidad es el 4 % de la venta de un mes. Comisiones es el 10 % de la venta de un mes. Papelería el 3%. Teléfono el 2%. Y Patente representa el 1 % de la venta de cualquier mes. Vamos a colocarnos acá en la celda B5. Y vamos a copiar o a diseñar la formula que nos va permitir calcular el costo, o el gasto de electricidad para un mes cualquiera. Escribimos el símbolo igual, y vamos a escribir que el 4% de la venta de ese mes representa: electricidad. Dicho esta forma, es lo siguiente: 4 % es la celda G5. Multiplicada por la venta de ese mes que es la celda B2. Ahora, acá tienes que tener en cuenta lo siguiente; las referencias relativas y las referencias absolutas ¿Dónde las vamos a colocar? Ten en cuenta, que esta formula va a ser aplicada, arrastrando hacia abajo. Para aplicarla a los demás conceptos de gastos. Y arrastrar hacia la derecha para aplicarla en cada concepto de gasto a la venta de cada mes. Entonces. Vamos a colocarnos acá delante. Voy a colocar un símbolo dólar delante de la G. ¿Por qué? Porque todos los gastos se encuentran en la columna G. Cuando yo me mueva, arrastre acá, hacia los demás meses, la columna G no debe cambiar porque en ella se encuentran los porcentajes que representan los gastos para todos estos conceptos en cada mes. Yo voy a moverme hacia abajo cuando arrastre. Por lo que la fila 5 no debe ser una referencia absoluta. Es decir, yo puedo aplicar la formula hacia abajo y debo poder entonces variar la fila para poder aplicarle la formula a los siguientes conceptos. Multiplicado por la venta. Observo un detalle de las ventas. Todas las ventas se encuentran en la fila 2. ¿Qué significa eso? Que acá en la fila 2, yo voy a colocar el símbolo dólar. Mientras que para la columna no le vamos a colocar el símbolo dólar. Porque yo debo de poder moverme cuando arrastre la formula hacia la derecha. Voy a moverme hacia otras columnas. Por supuesto, para aplicarle la formula a otros meses. Por lo que la referencia debe cambiar para las siguientes celdas. Entonces, esta es nuestra formula que debemos aplicar. Presiono Enter, y aceptamos. Fíjate entonces, que en electricidad para el mes de enero se tiene un gasto de 24 bolívares fuertes. Vamos a arrastrar la formula hacia abajo para aplicarla a los demás conceptos. Fíjate entonces, 60 bolívares en comisiones para el mes de enero; 18 en papelería; 2 en teléfono; 6 en patente para el mismo mes de enero. Analicemos la formula. La original acá en la celda B5. Dólar G5 por B dólar 2. Es decir, el porcentaje de electricidad multiplicado por la venta de ese mes, que es el mes de enero. Me muevo hacia abajo. Tengo ahora: dólar G6. Es decir, estoy en la misma columna G que es la que me da los porcentajes para los gastos. Pero ahora en la fila 6, multiplicado por la venta que viene representado por el mismo mes que todavía estamos analizando que es la venta del mes de enero. Es decir, B dólar 2. Paso hacia papelería y la formula ahora cambia. Dólar G7. Y se mantiene constante el mismo gasto porque nos encontramos todavía en el mes de enero. Y así con las siguientes celdas que están abajo para el mismo mes de enero. Ahora vamos a proceder a arrastrar la formula para poder aplicársela a los demás meses. Arrastramos hacia la derecha. Entonces fíjate, para el mes de febrero ¿cuál es el gasto en electricidad para el mes de febrero? Es G5. Esto que tenemos acá, G5. Fíjate que es el porcentaje de electricidad. Pero ahora multiplicado por la venta para el mes de febrero. ¿Cuál es la venta para el mes de febrero? C2. Acá. C2. 710. C dólar 2. Bueno. Lo que queda entonces, es arrastrar cada una de estas formulas hacia abajo. Para aplicarle todos los gastos a la venta de los siguientes meses. Vamos a centrar todo esto y listo. De esta manera, entonces, queda resuelto lo que nos esta pidiendo el problema. Bien. Vamos a entrar ahora para mostrarte algo nuevo. ¿Cómo hacemos para referirnos a los datos que están en otra hoja del mismo libro? Supongamos lo siguiente: “Que en la hoja 2, yo tengo por acá gastos y por acá los meses enero, febrero. Seleccionamos los dos meses. Los colocamos acá para arrastrar hasta el mes de mayo. Entonces acá en mi hoja 2, yo quiero una formula, para que me de los gastos del mes de enero en la celda B2. En la celda B3 los gastos del mes de febrero; y así sucesivamente hasta los gastos del mes de mayo. Entonces fíjate, los gastos para enero están en el rango de, desde la celda B5, hasta la celda B9. Nos colocamos acá en B2. Escribimos igual, la función suma. Abro paréntesis. Me devuelvo acá a la hoja uno. Selecciono el rango. Me devuelvo a la hoja dos. Acá tenemos que corregir, porque los datos están en la hoja uno. Cerramos todo con un paréntesis y listo. Fíjate entonces, como me muestra la formula. Como algo que te puede parecer en principio extraño. Estamos empleando la función suma. Pero los datos están en la hoja uno. Acá nos aparece un signo de exclamación. Ese signo de exclamación lo utiliza Excel para separar el nombre de la hoja donde se encuentran los datos o el rango de datos. Separarlo del rango de datos. Presionamos Enter para aceptar formula. Y esos son entonces los gastos del mes de enero. Nos devolvemos a la hoja uno y vamos a comprobarlo. Seleccionamos todo esto hasta abajo, hasta la celda vacía que sigue a continuación. Vamos acá en la pestaña inicio. Seleccionamos autosuma y comprobamos que en efecto los gastos del mes de enero son 120 bolívares fuertes como lo tenemos acá. Entonces de esta forma hacemos referencia a los datos o celdas que están en una hoja, para usarlas en otra hoja; en este caso dentro de una formula. Bien. De esta manera hemos llegado al final del video tutorial número 4. Para el siguiente video tutorial, voy a enseñarte cómo trabajar con un libro y hacer referencia a los datos que se encuentran en la hoja de otro libro.
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