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Listas personalizadas e importación de datos a Excel desde un archivo de texto

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Aprenderás cómo:

- Trabajar con listas personalizadas.
- Importar datos a una hoja de Excel desde un archivo de texto.
En este video tutorial. Quiero enseñarte un par de herramientas que pueden llegar a ser de utilidad. La primera tiene que ver con la creación de listas personalizadas. Esta lista personalizada puede ayudarnos a no estar escribiendo siempre la misma información. Por ejemplo, en una empresa se tienen varias sucursales en las siguientes ciudades: Caracas, Valencia, Maturín, Carúpano y Cumaná.

Podemos tomar todos estos nombres de ciudades y crear en Excel una lista personalizada. Para ello debemos ir acá al botón de Office. Presionamos. Luego acá presionamos opciones de Excel. Y luego acá el botón modificar listas personalizadas.

Inicialmente, está seleccionada acá nueva lista. Nos ubicamos acá al lado y escribimos el nombre de las ciudades que son sucursales. Caracas, coma. Valencia, coma. Maturín, coma. Carúpano, coma. Y Cumaná. Presionamos el botón aceptar. Presionamos aceptar nuevamente y de esa forma hemos creado nuestra lista personalizada. Fíjate, voy a escribir acá, Caracas, presiono Enter. Selecciono la celda. Tomo el cursor y me posiciono acá sobre el punto o cuadrado negro y empiezo a redimensionar o a estirar hacia las demás celdas, hasta que voy formando el nombre de las demás ciudades sucursales. Entonces fíjate, suelto. Y de esa manera nos valemos de la lista personalizada para escribir los valores o nombres de sucursales en nuestras celdas.

Muy bien. La siguiente herramienta tiene que ver con la importación desde un archivo de texto hacia nuestra hoja de Excel. Esto podemos llevarlo a cabo de dos maneras diferentes. Fíjate acá, tengo mi archivo de texto ventas de sucursales. Vamos a abrirlo. Y nuestra primera línea forma parte de lo que sería el titulo. Una sucursal, “;”. Un nombre de mes, “;”. Un valor de ventas. Por ejemplo, sucursal uno, “;”. Febrero, punto y coma, 24, 000. Sucursal uno, mes de marzo, ventas 18, 000. Vamos a hacer que todos estos datos se importen a una hoja en Excel.

Cerramos nuestro archivo de texto. Y hacemos lo siguiente, presionamos el botón de Office. Luego seleccionamos la opción abrir. Buscamos la ubicación de nuestro archivo de texto.
Elegimos acá la opción para el tipo de archivo y buscamos archivos de texto. Nos aparece entonces nuestro archivo de texto ventas de sucursales. Lo seleccionamos y presionamos abrir. Se nos muestra esta ventana del asistente para importar desde un archivo de texto. Voy a cancelar, para mostrarte de que otra manera podemos alcanzar esta ventana del asistente para importación de archivos de texto.

Yéndonos acá, a la pestaña datos. Seleccionamos, desde texto, este botón. Luego seleccionamos nuestro archivo de texto acá en el cuadro. Presionamos el botón importar. Y se nos abre la ventana que anteriormente teníamos para el asistente de importación de archivos de texto.

Acá tenemos que escoger delimitados porque los datos en el archivo de texto están delimitados por caracteres como, comas, tabulaciones, puntos y comas. Seleccionamos entonces esta opción. Presionamos el botón siguiente. Acá, debemos escoger el símbolo que estamos utilizando en nuestro archivo de texto para separar los datos. No es tabulación por lo cual quito esta selección y selecciono punto y coma.

Fíjate entonces como se nos muestran acá, sucursal, sucursal uno, sucursal dos, los meses y las ventas. Presionamos “siguiente”. Y acá tenemos la oportunidad de seleccionar el formato con el que queremos que los valores de cada columna se representen. Puedo seleccionar la columna acá que me interese. Tenemos un botón de avanzadas. Donde puedo seleccionar que símbolo utilizo para la parte decimal de mis números y que símbolo utilizo para separar los miles. Lo dejamos así. Acá dejo también el formato en general y presionamos el botón finalizar.

Acá nos pregunta que donde deseamos situar los datos. Vamos a decirle a partir de allí, G1. Presionamos aceptar. y fíjate entonces como todos los datos contenidos en el archivo de texto ahora pasan a formar parte acá de nuestra hoja de Excel. Sucursal, mes y ventas podemos tomarlo como los rótulos de las columnas correspondientes. Voy a la pestaña Inicio. Presiono acá para darle un formato en negrita y pudiera ser una celda con un fondo de color amarillo. Y acá tenemos propiamente nuestros datos. Entonces esta es la utilidad que tendría la importación de datos desde un archivo de texto. En lugar de estar colocando manualmente por decirlo así los datos en nuestra hoja de Excel.

Bien. De esta forma hemos llegado al final del video tutorial número 11.
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