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Construcción de tablas dinámicas

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Aprenderás cómo:

- Usar autofiltros.
- Crear una tabla dinámica.
- Calcular resultados mediante una tabla dinámica.
En este video tutorial, voy a enseñarte una herramienta bastante importante en el tratamiento de datos en Excel, y es lo que tiene que ver con tablas dinámicas. ¿Qué es una tabla dinámica en Excel? Una tabla dinámica, es una tabla que comprende una serie de datos agrupados en forma de resumen. Con una tabla dinámica puedes hacer resúmenes de una base de datos.

La utilidad de la tabla dinámica comienzas a verla cuando la cantidad de datos es lo suficientemente grande como para que se justifique el uso de la tabla dinámica. Por ejemplo, fíjate acá en estos datos. Tenemos una columna, mes. Una columna semanas de este mes, cuatro semanas, uno, dos, tres, cuatro. Tenemos una columna para tipos de vehículo, auto, camión, ómnibus, camioneta, moto y una cantidad. Estos datos representan las cantidades de dinero recogidas en un peaje durante las cuatro semanas del mes de Enero, por el concepto de estos tipos de vehículos que figuran acá.
Con respecto a estos datos en esta tabla se nos hacen las siguientes preguntas. ¿Cuánto se ha recaudado por concepto de auto en todo el mes? Es decir, en las cuatro semanas, lo que tiene que ver con el tipo de vehículo auto. ¿Cuánto recogió? Segunda pregunta. ¿Cuánto se ha recaudado por concepto de camioneta durante las semanas dos y tres? Es decir, el tipo de vehículo camioneta, ¿Cuánto reportó en dinero durante las semanas dos y tres? Última pregunta. ¿Cuánto se ha recaudado en la semana cuatro? Es decir, incluyendo todos los tipos de vehículos pero solamente en la semana cuatro. ¿Cuánto se ha recogido de dinero?
Fíjate. Previo al uso de las tablas dinámicas. Voy a mostrarte una herramienta llamada auto-filtro. La herramienta se usa de esta manera, selecciono todos los datos. Voy a la pestaña Inicio, y acá donde dice ordenar y filtrar, presiono y selecciono filtro. Fíjate entonces, que acá en los rótulos de la columna, mes, semana, vehículo, cantidad, se nos ha colocado un botón con una cabeza de flecha. Fíjate como se usa esto.

Vamos con la primera pregunta. ¿Cuánto se ha recaudado por concepto de auto en todo el mes? Entonces yo presiono acá. Quito toda la selección, Y solamente selecciono auto, porque es lo que me está preguntando la parte uno. Presiono aceptar. ¿Cuánto se ha recaudado por concepto de auto en todo el mes? Nos quedan acá las cantidades de todas las semanas. Entonces lo que hacemos es que con una auto-suma terminamos de dar respuesta a esa primera pregunta.

Por concepto de auto en todo el mes de Enero durante sus cuatro semanas se recogió un total de 447, 100 bolívares. Por decir algo, una moneda. Vamos a deshacer esto acá en el filtro para vehículo. Vuelvo a seleccionar todo. Presiono aceptar. Y tenemos nuestra tabla original como la teníamos.

Segunda pregunta. ¿Cuánto se ha recaudado por concepto de camioneta durante las semanas dos y tres? Es decir, voy acá a vehículo, quito todos los filtros. Selecciono solamente camioneta. Presiono aceptar. Ahora me están preguntando que es relativo a las semanas dos y tres. Presiono acá el filtro en semana. Quito toda la selección y dejo solamente semana dos y semana tres. Presiono aceptar. Hacemos la suma. 4, 262 eso es lo que se ha recogido por el concepto de camioneta en el peaje durante las semanas dos y tres.

Vamos a deshacer. Y acá en vehículo, quitamos la selección para camioneta y seleccionamos todo. Aceptar. Y acá en el filtro para semana colocamos la selección para todas las semanas. Tenemos entonces nuestra tabla nuevamente como en el principio.
La última pregunta. ¿Cuánto se ha recaudado en la semana cuatro? Entonces, me está indicando que incluye a todos los vehículos, pero solamente referido a la semana cuatro. Quito toda la selección y solamente dejo semana cuatro. Sumamos todas estas cantidades. Auto-suma. 103,999 bolívares se ha recogido por concepto de todos los vehículos, pero solamente en la semana cuatro del mes de Enero. Presionamos deshacer. Acá en el filtro para semana, seleccionamos todo. Aceptar. Y tenemos todos nuestros datos como originalmente aparecían.

Ahora, si quiero quitar el auto-filtro para esto, entonces selecciono todo. Me voy a la pestaña Inicio. Acá en ordenar y filtrar. Presiono filtro para quitar el auto-filtro. De esa manera se puede usar el auto-filtro para responder a las preguntas que nos plantean acá referentes a estos datos.

Ahora sí. Vamos a presentarte lo que es la tabla dinámica. Para construir una tabla dinámica debo seleccionar cualquier parte de la tabla. Vamos a la pestaña Insertar. Acá donde dice tabla dinámica. Presionamos, para que se despliegue la lista de opciones. Y seleccionamos donde dice tabla dinámica. Nos aparece este cuadro donde nos pregunta, ¿Cuál es el rango para esta tabla? Acá el rango especificado es desde A5 hasta D25. Es decir, esta incluyendo los rótulos de menú hasta D25. Luego acá nos pregunta, ¿Dónde deseamos colocar el informe de la tabla dinámica, hoja de cálculo existente? Y ¿en que ubicación específica? Yo la voy a colocar por acá. Presiono nuevamente el botón, y presiono aceptar. Nos aparece entonces este asistente para la construcción de la tabla. Fíjate, del lado derecho tengo lo que es la lista de campos de la tabla dinámica. Acá tengo los campos, meses, semana, vehículo, cantidad, que son estos campos que tengo acá, o mejor dicho los rótulos de las columnas de esta tabla de datos.

Por acá abajo tenemos, filtro de informe, rótulos de columna, rótulos de fila y sumatoria valores. Con filtro de informe no voy a trabajar. Quiero que te centres acá en rótulos de columna, rótulos de fila y suma de valores. ¿Qué son estas cosas? Vamos a explicarte. Fíjate, acá en valores. En este lugar vamos a agregar los campos de acá, cuyos totales yo estoy requiriendo. En este ejemplo, el único dato cuyo total yo estoy requiriendo. Fíjate que todas las preguntas se refieren a cantidad de dinero recogida. Por lo tanto, el único campo de esta tabla de valores es el campo “cantidad”. Entonces presiono y mantengo presionado el botón izquierdo del mouse. Y arrastro ese campo “cantidad” hacia acá, hacia valores. Fíjate que dice “suma de cantidad”. Es decir, es lo que voy a sumar, los valores de estos campos relativos a lo que yo coloque para rótulos de fila, rótulos de columna.

Bien. El campo rótulos de columna, ¿Para qué es? Acá en rótulos de columna, los valores del campo que se coloquen acá en rótulos de columna aparecerán en formas de columnas en la tabla dinámica. Fíjate que apenas empieza a mostrarse el diseño o la construcción de la tabla dinámica. Entonces repito. Los campos de acá, de tu tabla de datos que coloques en este lugar, rótulos de columna, los valores de ese campo, aparecerán en forma de columnas en la tabla dinámica que se irá formando acá. Digamos que de todos estos campos quiero que aparezca en forma de columna las semanas del mes de Enero. Entonces lo arrastro hacia acá, rótulos de columna.
Por su parte. ¿Qué significa rótulos de fila? Lo que significa es que los valores del campo de mi tabla de datos que yo coloque acá en rótulos de fila, van a aparecer en la tabla dinámica en forma de fila. Entonces voy a agregar el tipo de vehículo. Lo voy a arrastrar hacia rótulos de fila. Y fíjate como la tabla va a aparecer de esta forma, “rótulos de fila”.

Entonces fíjate que el tipo de vehículo: auto, camión, camioneta, moto, ómnibus me aparece en efecto en forma de filas en esta tabla dinámica. Por su parte, en rótulos de columna son las semanas, uno, dos, tres y cuatro. Y me están apareciendo por supuesto en forma de columna, porque le especificamos acá en el diseño en la lista de campos de la tabla dinámica. Especificamos que el concepto de semana o los valores de semana estuvieran en forma de columnas. Entonces, fíjate cómo vamos a responder a las mismas preguntas que ya resolvimos mediante el uso de varios auto-filtros y sumas parciales. Fíjate como lo vamos a resolver ahora pero utilizando la tabla dinámica.

Primera pregunta. ¿Cuánto se ha recaudado por concepto de auto en todo el mes? Me dirijo acá en rótulos de fila. Quito toda la selección. Y solamente dejo “auto”. Presiono aceptar, y fíjate. Acá en total general me aparece que las cuatro semanas, es decir, todo el mes suma un total de 447,100 bolívares. Eso es lo que se ha recogido por concepto de auto en todo el mes. Vamos a quitar el auto-filtro. Seleccionamos todo. Aceptar. Y vamos con la siguiente pregunta.
Pregunta número dos. ¿Cuánto se ha recaudado por concepto de camioneta durante las semanas dos y tres? Es decir, voy acá a rótulos de fila. Quito toda la selección y solamente dejo camioneta. Pero no son durante las cuatro semanas, sino que me especifica la pregunta semanas dos y tres. Voy acá a rótulos de columna. Quito toda la selección y solamente dejo semana dos y semana tres. Fíjate entonces, acá en total general me aparece 4, 262. Eso es lo que se ha recogido por concepto de camioneta durante las semanas dos y tres. Ahora tenemos que volver a seleccionar todo para los dos filtros en rótulos de fila y en rótulos de columna. Y tenemos nuestra tabla dinámica original.

La última pregunta. Pregunta tres. ¿Cuánto se ha recaudado en la semana cuatro? Simplemente lo que debo tocar es acá en rótulos de columna. Quitar todas las selecciones y dejar solamente semana cuatro. Fíjate que el total entonces, que esta incluyendo por supuesto todos los tipos de vehículos, pero en la semana cuatro asciende a 103,999 bolívares. Eso es lo que se ha recogido en la semana cuatro por el concepto de todos los tipos de vehículos. Vamos a quitar este filtro. Seleccionamos todo y presionamos aceptar. Fíjate que si hago clic en cualquier otra parte que no corresponda en la tabla dinámica se nos desaparece acá el cuadro que tenemos a mano derecha con el diseño o la lista de campos para agregar al informe de nuestra tabla dinámica.

Muy bien. Por otra parte es posible que lo que quieras calcular dependiendo del problema y de la situación. Es posible que no sea una sumatoria de los valores de algún campo. Como en este caso la sumatoria de valores del campo “cantidad” de nuestra tabla de datos original. Puede ser que sea algunas de estos otros valores. Fíjate acá en sumatoria presiono acá la cabeza de flecha y selecciono “configuración de campo de valor”. Fíjate los otros tipos de cálculos que podemos hacer. Podemos calcular un promedio de valores. Valor máximo, valor mínimo. El producto de los valores. Desviación estándar y así otros tipos de cálculos. Entonces, eso es para que tengas pendiente que no solamente lo que voy a hacer es sumar los valores de un campo determinado.

Bueno. Hemos llegado entonces al final de este video tutorial, nos vemos en el próximo.
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