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Conociendo el entorno de Excel

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Aprenderás cómo:

- Iniciar Excel.
- Cerrar Excel.
- Identificar los componentes que estructuran la hoja de Excel: celda, fila, columna.
- Identificar los componentes que estructuran el libro de Excel.
- Usar los elementos de la pantalla: barra de título, barra de acceso rápido, cinta de opciones, botón de Office, barra de fórmulas, barra de etiquetas, barra de desplazamiento.
Iniciamos nuestra aplicación de Excel, vamos al botón de Windows, buscamos acá en la lista de aplicaciones, aplicación de Excel o bien, podemos utilizar todos los programas, por ejemplo esta versión que estoy utilizando es la versión de Windows XP, buscamos el conjunto de los programas de Office, y acá seleccionamos nuestro programa Microsoft Office Excel 2007 en este caso que es la versión que tenemos instalada. Yo voy a utilizar por acá el acceso que tenemos en la lista de aplicaciones, y saber nuestra aplicación de Excel.

Si queremos cerrar Excel tenemos dos maneras de hacerlo, podemos presionar este botón circular que esta acá que se llama botón de Office. Lo presionamos y en este botón presionamos salir de Excel. Esa es una manera. La otra manera es sencillamente presionar el aspa o la equis que tenemos acá y se cierra toda la aplicación.

Bien, esto que estás viendo acá es lo que se llama la ventana de inicio de Excel, es una cuadricula formada por columnas que se nombran con letras y filas que se nombran con números. La unión o la intersección de una columna con una fila es lo que se denomina una celda. En estos momentos puede que te estés preguntando si eres usuario por primera vez de Excel, que es realmente Excel. Excel es un programa de tipo hoja de cálculo que permite realizar operaciones con números que están organizados en una cuadricula como esta que ya viste que está formada por columnas y por filas.

Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva como lo vamos a ver durante el desarrollo de este curso. Bien, vamos ahora a ver una serie de términos que se usan acá con la aplicación de Excel. El primer término que quiero mostrarte es lo que es una celda, ¿qué es una celda? Como ya lo vimos, la celda es simplemente la intersección de una columna con una fila; eso es una celda. Y en una celda tú puedes escribir un valor numérico, una fecha y cualquier otro tipo de datos como lo vamos a ver más adelante en el curso.

Entre estos datos tienes funciones y formulas. Quiero que veas cual es la estructura de Excel. En esta parte, todo esto que tenemos acá el botón guardar, deshacer, rehacer, vista preliminar, esto es lo que se denomina la barra de inicio rápido. Esta barra de inicio rápido puede personalizarse para asignarle botones correspondientes a las tareas más usuales que realizas en Excel. Puedo presionar estando el cursor sobre la barra de inicio rápido, puedo presionar clic derecho y me aparece un menú desplegable donde tengo las opciones de eliminar la barra de herramientas de acceso rápido, personalizar esta barra, mostrarla debajo de la cinta de opciones y minimizar la cinta de opciones. Si presionamos por ejemplo acá donde dice mostrar la barra de herramientas acceso rápido por debajo de la cinta de opciones, observa que ahora toma esta posición. Podemos devolverla a la posición que tenía anteriormente, presionando acá.

Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido por encima de la cinta de opciones. De esta forma se nos devuelve a la posición que inicialmente teníamos. Entonces acá podemos personalizar esta barra. Luego, tenemos esto que parece un menú equivalente a los menús en las versiones anteriores de Excel 2002, 2003 y anteriores. Ahora, a todo esto se le denomina la cinta de opciones. En esta cinta de opciones están las herramientas con las cuales yo puedo trabajar en Excel, por ejemplo, acá en inicio tenemos copiar, cortar, copiar formato, darle formato a nuestro texto, color de texto, color de fondo, negrillas, cursivas y así.

Tenemos el luego insertar, acá puedes insertar gráficos, imágenes, tablas, luego viene diseño de páginas, en esta pestaña tienes para darle margen a la hoja, orientación de la hoja, definir el área de impresión, colores y así.

Luego en la pestaña formulas, acá puedes realizar operaciones con las formulas. Puedes administrar nombres para rangos de datos, puedes aplicar una auto-suma o una serie de valores numéricos y así una serie de otras herramientas con las que puedes trabajar en Excel.

La pestaña datos, puedes aplicar filtros a un grupo de datos, puedes validar datos y otra serie de herramientas. En revisar, puedes acá por ejemplo proteger la hoja, proteger el libro con una contraseña. Luego vista, acá puedes darle o ver el diseño de la página, o seleccionar un diseño normal, puedes darle zoom. Lo tenemos acá también en esta parte de la hoja, parte inferior derecha, puedes darle zoom y tener una menor apreciación o una mayor apreciación del trabajo de los datos que estas colocando. Esta pestaña programadora es para ya trabajar con la parte de automatización a través de Visual Basic para aplicaciones, programando Macro Home, programando botones de Excel.

Entonces, todo esto es lo que se conoce como la cinta de opciones. Bien, entonces cuando inicialmente abrimos Excel se nos crea lo que se llama un libro. Un libro nuevo. Este libro está constituido inicialmente, por acá lo tenemos definido en el sistema para que el muestre inicialmente tres hojas. Si yo quiero seguir creando más hojas, simplemente presiono este botón y se me agrega una hoja nueva. Si quiero eliminar esa hoja porque no me interesa, presiono clic derecho y se me despliega un menú y selecciono acá la opción eliminar hoja y se elimina esa hoja. Entonces, el libro nuevo está constituido por una o más hojas. Cada hoja está constituida por una serie de columnas y por una serie de filas, como ya lo habíamos dicho. Excel tiene lo que se llama unos límites para el número de filas que puede tener una hoja y para el número de columnas que puede tener una hoja. En una hoja podemos tener un máximo de 16,384 columnas y un máximo de filas de 1, 048, 576. Eso, en lo que respecta a los límites de una hoja.

Continuamos entonces mostrándote algunos elementos de lo que está constituida la aplicación o esta ventana de inicio. Acá tenemos lo que es la barra de títulos. Inicialmente, hemos abierto la aplicación y se nos crea por defecto un libro como la versión esta en español de Excel, se nos crea un libro llamado libro Uno. Por eso acá en la barra de títulos de la aplicación Excel dice libro Uno. Yo puedo trabajar con este libro, agregarle datos, hacer cálculos, crear formulas etcétera, y puedo proceder a guardar este libro con ese mismo nombre que tiene por defecto o con un nombre que me sea más significativo.

Otro elemento de acá de la ventana de inicio es este llamado botón de Office. Este botón circular que tenemos acá, al presionarlo podemos ver acá una serie de tareas, cómo crear un nuevo libro, abrir un libro, guardarlo, guardarlo con un formato distinto, por ejemplo, un libro en el formato de las versiones anteriores de la 97 al 2003, puedo imprimir una hoja, etcétera.

También tengo acá, en esta ventana, tengo acceso a las opciones de Excel. En estas opciones de Excel, yo presiono y me aparecen acá unas pestañas; más frecuentes, formulas, revisión, guardar, avanzar, personalizar, complementos, centro de confianza, recursos.

Por ejemplo, en centro de confianza, yo puedo configurar acá mi aplicación de Excel para darle, otorgarle permisos a una macro que es una serie de instrucciones para llevar a cabo una tarea de manera automática y ahorrar tiempo en Excel.

Puedo personalizar la misma barra de acceso rápido que tenemos. Acá tenemos dos paneles. Uno a la izquierda, uno a la derecha. A la derecha fíjate que tenemos vista preliminar, rehacer, deshacer, guardar, que son los mismos que tenemos acá en nuestra barra de inicio rápido. Si yo quiero agregarle por ejemplo, digamos impresión rápida, basta con seleccionar esa opción acá, impresión rápida y agregarla al panel del lado derecho.

Así tengo por acá, por ejemplo, la pestaña guardar en estas opciones de Excel para configurar por ejemplo, la cantidad de tiempo necesaria para que el libro se guarde de manera automática. En formulas, puedo definir cómo voy a trabajar con las formulas, que hay una serie de opciones más frecuentes que es la pestaña inicial, puedo definir acá el color por defecto, el tipo de fuente, el tamaño de la fuente y así otras opciones. Entonces, todo esto me lo permiten las opciones de Excel que se encuentra en el botón de Office.

Otro elemento importante en nuestra ventana de inicio de Excel es lo que se denomina la barra de formulas. La barra de formulas es todo esto que tenemos acá, fíjate que tengo seleccionada la celda correspondiente a E10, es decir, esa celda E10 acá puedes ver el nombre, es la celda activa. E10 se llama así porque está formada por la intersección de la columna E con la fila 10, por eso acá aparece E10.

En esta barra de formulas como su nombre lo indica, yo puedo utilizarla para editar una formula y aplicarla a un grupo de celdas o mejor dicho, aplicarla a los datos que se encuentran en una u otras celdas. Entonces, yo puedo escribir en una celda una fórmula y a medida que lo voy escribiendo, vamos a ir viendo que aparece en mi barra de formulas lo que yo estoy escribiendo. Para yo escribir en una celda puedo simplemente seleccionar la celda y comenzar a escribir, o la otra opción es que haga doble clic sobre la celda y veo que el cursor empieza a parpadear, indicándome que estoy en el modo de edición de la celda, por lo que puedo empezar a escribir. Para yo escribir una formula en una celda es necesario que en primer lugar escriba el operador o el símbolo igual y a continuación empiezo a escribir la formula. Entonces, fíjate que a medida que voy escribiendo, puedes ir viendo que el mismo cambio se va efectuando en la barra de formulas.
Hace un rato mencionamos esta área que tenemos acá, que son las hojas de las cuales está constituido nuestro libro. A esto se le conoce como la barra de etiquetas, es decir, es la lista de todas las hojas que yo tengo en mi libro. Bien, otro punto importante es cómo desplazarme acá en mi hoja. En la hoja que tengo activa para este libro. Fíjate que tengo acá una barra de desplazamiento vertical que me permite como su nombre lo indica, moverme hacia arriba y hacia abajo en las filas. También tengo una barra de desplazamiento horizontal que me permite moverme en las columnas, es decir, hacia la izquierda y hacia la derecha. Fíjate que acá en la parte de la barra de etiquetas, a mano izquierda, tenemos unas flechas. La primera que es una flecha con una barra vertical. La última, una flecha hacia la derecha con la barra vertical. Eso es para desplazarme, suponiendo que tenga muchas hojas en mi libro. Eso es para desplazarme completamente hacia la izquierda, es decir, hacia mi primera hoja o completamente hacia la derecha extrema, es decir, hacia mi última hoja. Si por el contrario, no quiero desplazarme hacia los extremos, sino que quiero moverme de hoja en hoja, entonces para eso tenemos estos dos botones que están acá en el centro, es decir, quiero desplazarme de hoja en hoja hacia la izquierda o quiero desplazarme de hoja en hoja hacia la derecha. Fíjate cómo tenemos acá muy pocas hojas, voy a crear varias hojas más para que puedas observar lo que te acabo de explicar. Vamos a hacer que ya el área física no alcance para contener todas las hojas. Entonces, fíjate que solamente puedo ver a la vez, acá de acuerdo como tengo configurada esta barra de desplazamiento horizontal.

Fíjate que solamente puedo ver, uno, dos, tres, cuatro, cinco, seis, siete, ocho, nueve, diez, once hojas cuando tengo creadas diecisiete hojas. Entonces, sí quiero desplazarme hacia la izquierda, por ejemplo, de hoja en hoja presionamos este botón y fíjate cómo vamos cambiando cinco; esta que tenemos acá visualizándose de esa forma. Si quiero desplazarme hacia la derecha, siete, ocho, nueve, diez, de esta manera, si estando hacia la derecha extrema quiero ir a la primera hoja, entonces como indicamos hace un rato, presiono este botón y listo, voy a hacer la primera hoja. Por contrario, si quiero ir a la última hoja, presionamos este botón, y vamos a la última hoja. Esa es la forma de desplazarse en las hojas del libro.

Bien, eso es una pequeña introducción a lo que son los principales elementos de Excel. Pero, antes de terminar este primer video, para que tengas una mejor idea de lo que es la hoja de cálculo, entonces, vamos a escribir acá a partir de la celda C4 hacia abajo una serie de números, y simplemente vamos a hacer esto: con el botón izquierdo del mouse selecciono desde esta primera celda, donde está el número 4, es decir, el de la celda C4, presiono el botón izquierdo, lo mantengo presionado y selecciono hacia abajo todas las celdas, hasta la celda que esta vacía inmediatamente a continuación. Suelto el botón izquierdo y vamos a ir acá a donde está la pestaña inicio en mi cinta de opciones y nos desplazamos acá a este botón que dice auto-suma. Al yo presionarlo, entonces, se va a producir la suma automática de los números cuatro, seis, siete y ocho. Fíjate entonces veinticinco, cuatro y seis diez, diecisiete y ocho veinticinco. Eso es un ejemplo de lo que puedes hacer entonces con esta poderosa hoja de cálculo llamada Excel.
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Estela Arroyo Sánchez dice:
Thursday, May 7, 2015
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Hola estoy iniciando el curso de excel, y quisiera preguntar si puedo repetir las lecciones y si existe tiempo específico para terminar el curso.
Gracias por sus respuestas.
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Elio Reyes dice:
Wednesday, June 17, 2015
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Hola, Estela.

Estoy empezando a ver por acá las preguntas que has estado haciendo. Mil disculpas porque nunca me enteré de que estabas haciendo estas primeras preguntas. Puedes acceder al curso cuando quieras y cuantas veces tú gustes, al menos durante todo 1 año.
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Jacqueline Ramírez Rodríguez dice:
Sunday, January 26, 2014
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No ha sido posible ver los videos y por lo tanto no he podido empezar el curso
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