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Cómo usar rangos y hacer operaciones con fechas en Excel

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Aprenderás cómo:

- Asignar nombre a un rango.
- Trabajar con nombres de rangos.
- Realizar operaciones con fechas.
En este video tutorial voy a enseñarte un recurso importante a la hora de trabajar con fórmulas. Sobre todo si se trata de fórmulas complejas. Vamos abrir nuestro ejemplo con las notas definitivas de estudiantes y vamos a darle un nombre a varios de estos rangos que hemos utilizado acá en algunas fórmulas.

Primero vamos a darle permiso acá, dado que este es un libro que tiene vínculos con otros libros. Aceptar. Ok, vamos a darle entonces un nombre a este rango. Lo primero que debemos hacer por supuesto es seleccionar el rango. Para darle nombre a un rango lo podemos hacer de dos maneras.

Primero seleccionamos el rango y luego con el botón derecho del mouse desplegamos el menú contextual y seleccionamos acá la opción que dice “Asignar nombre a un rango”. Presionamos ahí y nos aparece este cuadro. Vamos a cancelar y a mostrarte el otro método.
Teniendo el rango seleccionado, vamos a la pestaña “Fórmulas”. Y acá en el grupo nombres definidos presionamos este botón “Asignar nombre a un rango”. Fíjate entonces, que nos aparece el mismo cuadro que nos había aparecido anteriormente en el caso de utilizar el método del menú contextual.

Entonces, yo a este rango le voy a asignar un nombre. Digamos ese nombre que se muestra acá “Nota definitiva”. Fíjate que he separado las dos palabras mediante un símbolo, “Under Score” o guion abajo. Por el siguiente hecho, si yo utilizo un espacio en blanco e intento guardarlo, el sistema me va a decir que hay un error porque no permite un nombre de rango con palabras separadas por un espacio en blanco. Por lo que usamos el recurso de este símbolo “Under Score”. Una vez que le das nombre al rango, entonces acá te aparece un cuadro combo para escoger el ámbito. El ámbito no es más que la zona del libro donde ese nombre va a ser conocido. Es decir donde ese nombre se va a poder utilizar. La opción por defecto era en todo el libro.

También puedes escoger una hoja en particular. Si escoges una hoja en particular, eso significa que el nombre no va a poder ser utilizado en otra hoja diferente. En este caso solamente estoy interesado en trabajar en esta hoja 3. Voy a seleccionarla y listo. Fíjate que acá, este último cuadro me dice: “Hace referencia a”. Entonces, fíjate que es hoja 3. De hecho estamos en la hoja 3 y acá mediante referencia absoluta me dice que va desde B3 hasta B8. Ese es nuestro rango para las notas definitivas. Presionamos “Aceptar” y listo. Entonces, ya este rango fíjate que si lo volvemos a seleccionar, ya acá no nos va aparecer una referencia de celda, como en cualquier otro rango. Sino que nos aparece el nombre que nosotros le acabamos de asignar, “Nota definitiva”.

Bien. Vamos ahora a asignarle al rango de celdas, desde la celda C3 hasta la celda C8. Vamos a signarle también un nombre. Presionamos clic derecho y elegimos nuestra opción “Asignar nombre a un rango”. A este rango voy a colocarle el nombre “Estatus de aprobación”. Voy a decirle que solamente va a ser usado en el ámbito de la hoja 3, y presiono “Aceptar”. Finalmente, al rango de celdas en la columna E desde la fila 3 hasta la fila 8, E3 hasta E8, le vamos a asignar también un nombre. Seleccionamos acá “Asignar nombre a un rango”. Y le vamos a dar el siguiente nombre: “Mujeres reprobadas”. Selecciono a la hoja 3 como ámbito y presiono “Aceptar”.

Ahora, ¿cuál es la importancia de esto que acabamos de hacer? Es decir, asignarle un nombre a alguno de estos rangos que estamos empleando en algunas formulas. Fíjate, la importancia la vas a ver a continuación. Ubiquémonos acá en la celda B12. Donde tenemos la fórmula para la nota máxima, entre las notas definitivas. Voy a seleccionar acá, en la barra de formula. Voy a seleccionar el rango desde B3 hasta B8. En la pestaña “Formulas”, me voy acá al grupo “Nombres definidos”. Y selecciono acá, “Pegar nombres”. Selecciono entre los nombres, el nombre correspondiente a ese rango desde B3 hasta B8 y ese es “Nota definitiva”. Presiono “Aceptar”. Presiono “Enter” e introduzco nuevamente la fórmula. Fíjate que el resultado se mantiene exactamente igual. Entonces. ¿Cuál es la ventaja? Observa acá la formula. Para nosotros resulta más fácil saber a qué es lo que yo le estoy aplicando el uso de la función “Max”. En este caso tengo una ayuda porque sé que se lo estoy aplicando a un rango de elementos en los que yo estoy guardando una “Nota definitiva”.

Hagamos lo mismo con otra fórmula. Digamos esta, para la nota mínima. Seleccionamos el rango B3, B8. Presiono acá utilizar la fórmula. Y también puedo emplear el método de seleccionar ya de acá en la lista. En lugar de como lo hicimos anteriormente. Seleccionando acá esta opción “Pegar nombres”. Seleccionando y presionando “Aceptar”. Vamos a emplear este método. Selecciono de acá, “Nota definitiva”. Presiono “Enter” para aceptar la fórmula. Y fíjate que como en el caso anterior me sigue dando el mismo resultado, sólo que la formula se me hace más clara. Se me hace más significativa, porque conozco o tengo una mejor idea de la naturaleza de los datos que estoy tratando. Vamos con otra fórmula. Promedio. Promedio sigue usando el mismo rango, desde B3 hasta B8. Entonces, nos vamos a la formula. Selecciono B3, B8. Voy acá a este botón y sigo seleccionando “Nota definitiva”. Presionamos “Enter” y el promedio sigue exactamente igual. Sólo que la formula se ha hecho tal vez un poco más clara.

Vamos a ir a otras formulas, acá, “Total de aprobados”. Utilizando la función “Contar, punto, Si, tenemos el rango desde C3 hasta C8. A ese rango lo hemos llamado “Estatus de aprobación”.

Seleccionamos acá nuestro botón en la ficha formulas, “Utilizar en la formula”. Y buscamos “Estatus de aprobación”. Presiono “Enter” para aceptar la formula y fíjate que como en los casos anteriores me sigue dando el mismo resultado. Sólo que mi formula se ha hecho mucho mas entendible. Porque le da al usuario una idea mejor de la naturaleza de los datos que se están tratando.

Vamos a otra fórmula. Total de reprobados. Igual seguimos utilizando el mismo rango desde la celda C3 hasta la celda C8. La seleccionamos. Vamos acá a la pestaña “Formulas”. Presionamos “Utilizar la formula”. Y buscamos nuestro rango o nombre de rango que es estatus de aprobación. Presiono Enter y listo.

Vamos a otra fórmula desde E3 hasta E8. Seleccionamos en la barra de formulas ese rango desde E3 hasta E8. Presionamos acá. Y ese rango lo hemos llamado: mujeres reprobadas. Presiono, para seleccionar. Presiono “Enter” para aceptar la formula y listo. En esta fórmula que esta de último. Promedio de aprobados, tenemos el rango desde C3 hasta C8.

Lo seleccionamos. Vamos acá a nuestro botón y seleccionamos desde C3 hasta C8. Eso es estatus de aprobación. Selecciono. Presiono Enter. Acepto la fórmula y listo. Entonces esta es la forma de trabajar, asignándole nombres lo suficientemente significativos a nuestros rangos de datos. Por supuesto que esto redundara en un mejor beneficio en el caso que tenga una formula extremadamente compleja. Esto contribuirá a que nosotros tengamos un mejor entendimiento, tanto de nuestras propias formulas como de las formulas de un tercero.

Bien. Hasta el momento solamente has visto el caso cuando creo un nombre para un rango y utilizo el nombre para ese rango en la misma hoja. Ahora, vamos a ver el caso cuando utilizo el nombre del rango pero en otro libro. Nos vamos en este mismo libro a la hoja 1. Y vamos a proceder a abrir acá un ejemplo que teníamos para el video tutorial numero 5. Teníamos acá un libro y con una serie de datos. Vamos a insertar acá una nueva fila y acá vamos a darle un nombre a esta columna. Digamos, “Masa de reactivos”, especificada en gramos. Voy a presionar acá entre las columna A y B para que se ajuste a lo ancho del texto y centramos todo este rango. Pestaña “Inicio”, centramos. Bien. Guardamos.

Ahora, a todo este rango voy a proceder a darle un nombre. Seleccionamos el rango. Botón derecho en nuestro mouse y seleccionamos acá “Asignar nombre a un rango”. Vamos a colocarle ese nombre que tiene acá “Masa de reactivos”. Voy a indicarle que va a ser el ámbito a todo el libro y presiono “Aceptar”.

Bien. Ahora vamos a hacer lo siguiente. Fíjate que tenemos un libro llamado libro 1. Y acabamos de darle un nombre a todo este rango. Entonces, vámonos a nuestro otro libro, donde tenemos la formula que utiliza estos datos. Hablamos del libro donde tenemos el ejemplo de las notas definitivas. Pero estamos utilizando acá en la hoja 1, la formula con los datos del libro llamado libro 1.

Entonces, fíjate lo que vamos a hacer, vamos a seleccionar acá este rango que se encuentra en la hoja 1 de aquel libro llamado libro 1. Y vamos en nuestra pestaña “Vista”. Acá seleccionamos este botón que dice “Cambiar ventanas”. Seleccionamos el libro donde se encuentra el nombre que hemos asignado. Presionamos la tecla F3. Y acá escogemos el único nombre que hemos creado en este libro el cual es “Masa de reactivos”. Presiono “Aceptar”. Arreglamos acá un poco la formula, porque fíjate que se insertó ahí, algo que no queremos.

Entonces, esta es la estructura de nuestra formula que tenemos en el otro libro. Libro 1, punto, equis, L, C, equis en la hoja 1, signo de exclamación que cierra y el nombre asignado al rango “Masa de reactivos”. Presionamos “Aceptar” para insertar la fórmula. Y automáticamente Excel nos lleva al libro donde se encuentra la formula insertada. Fíjate que ahora la formula cambió de esta forma: Suma, libro 1, punto, equis, L, S, equis, signo de exclamación. Y ya no tenemos la cita del rango que teníamos anteriormente en forma literal, sino que se ha sustituido por el nombre que le asignamos a este rango en ese libro llamado libro 1, punto, equis, L, S, equis.
Entonces, nuevamente. ¿Cuál es la ventaja o que nos aporta el uso de nombres de rangos? Bueno simplemente hacer las cosas más sencillas y más claras. Saber la naturaleza de los datos que estamos utilizando. Conocemos que tenemos acá la función suma y se la estamos aplicando a un rango de valores en un libro llamado libro 1, punto, Equis, L, S, Equis. A un rango llamado “Masa de reactivos”. Si cerramos el libro que contiene los datos de origen, fíjate lo que va a ocurrir con la formula. Este es nuestro libro, lo guardamos, cerramos y fíjate que la formula ahora cambia como lo explicábamos en videos tutoriales anteriores. Cambia por toda la ruta donde se encuentra el libro llamado libro 1, punto, equis, L, S, equis, signo de exclamación y el nombre del rango “Masa de reactivos”.
Bien. Vamos a cerrar este video tutorial mostrándote con un pequeño ejemplo que así como Excel en una hoja de cálculo puede manipular números, cantidades, cifras; también puedes realizar operaciones con fechas. Por ejemplo, “Fecha”, digamos 26, 07, 2012. Acá otra fecha, digamos, 20, 07, 20,12. Agreguemos acá, “Fecha actual” y acá “Fecha inicial”. Acá llamemos a esto diferencia de días. Fíjate voy a introducir acá la siguiente fórmula. Escribimos el signo igual, y procedemos a hacer la diferencia o resta. Selecciono la celda A2, menos la celda B2. Presionamos “Enter”. Y Excel nos da automáticamente la cantidad de días transcurridos.

Entonces así como Excel puede trabajar con operaciones sobre cantidades numéricas también puedes hacer operaciones con fechas.
Bueno. De esta forma hemos llegado al final del video tutorial numero 8.
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